Das perfekte Kassensystem für Ihr Unternehmen: 12 Tipps für den Kassenkauf

Ein Kassensystem sollte Ihnen das Leben leichter machen. Deshalb ist es wichtig, dass Kasse und Software auf Ihre Branche ausgerichtet sind. Ein Gastronom hat andere Anforderungen als ein Bäcker, ein Einzelhändler oder ein Friseur. Ob es sich um ein Einzelunternehmen oder zahlreiche Filialen handelt, ist ein weiterer bedeutender Punkt. Achten Sie deshalb darauf, dass wichtige Branchenfunktionen vorhanden sind. Im Gastronomiebereich zählen dazu z.B. Tischpläne, Rechnungsseparationen, zeitgesteuerte Preisänderungen, Kellnerschlösser, Gangfolgen, die Möglichkeit, Sonderwünsche an die Küche zu notieren und die Kombination von stationären und mobilen Kassensystemen für die Tischbedienung. Bäcker benötigen u.a. Funktionen für die Retourenverwaltung und Mehrwertsteuerumschaltungen für In- und Außer-Haus-Verkäufe. Listen Sie die für Sie wichtigen Funktionen auf und suchen Sie am Besten nach einem Hersteller mit ausgereifter Software und langjähriger Erfahrung in Ihrer Branche.

Ihre Kassenlösung sollte sich an Ihren Betrieb und Ihre Arbeitsprozesse anpassen lassen. Je flexibler das System ist, umso besser wird das Ergebnis sein. Passt die Größe in den für die Registrierkasse vorgesehen Bereich? Oder ist vielleicht sogar eine an die Wand gehängte Installation ideal? Achten Sie beim Kassenkauf darauf, dass die Lösung verschiedene Möglichkeiten für stehende und hängende Positionierung bietet. Bei einer Touchkasse sollten die Schaltflächen zudem individuell beleg- und gestaltbar sein, spezielle Anforderungen sollten durch den Kassenhändler programmiert werden können. Rechnungen und Bons sollten sich an Ihr individuelles Design anpassen lassen, um Ihren Wiedererkennungswert zu steigern. Die zu Ihrer Einrichtung farblich passende Benutzeroberfläche ist dann nur noch das Tüpfelchen auf dem i.

Die Anforderungen an eine Kasse variieren von Branche zu Branche. Systeme für Bäckereien und die Gastronomie sollten robust sein und einiges aushalten können. Krümel, Mehlstaub und verschüttete Getränke können einem Kassensystem ganz schön zusetzen. Wenn das Gerät nicht wasser- und staubdicht verarbeitet ist, werden Sie an Ihrer Neuanschaffung nicht lange Freude haben. Eine Kasse, die reibungslos über viele Jahre funktioniert, schont nicht nur Ihre Nerven, sondern auch den Geldbeutel. Reparaturen kosten schließlich Zeit und Geld. Auch die Anschaffungskosten sollten immer in Bezug zur erwarteten Lebensdauer des Geräts betrachtet werden. Ein Gerät mit vermeintlich hohen einmaligen Anschaffungskosten, das aber zehn Jahre oder länger zuverlässig im Einsatz ist, kann im Endeffekt für Sie günstiger sein, als ein System mit vermeintlich günstigen monatlichen Kosten über die Jahre hinweg hochgerechnet ist. Noch dazu, wenn Reparaturkosten oder Zahlungen für Updates hinzukommen. Rechnen Sie daher im Vorfeld des Kassenkaufs alle zu erwartenden Kosten über die gesamte Einsatzdauer hoch, dann wissen Sie, welche Kassenlösung Ihnen das beste Preis-Leistungs-Verhältnis bietet. Falls es Ihnen wichtig ist, möglichst wenig Liquidität zu binden, können Miet- oder Leasingangebote  für Sie dennoch die interessantere Alternative sein. Erkundigen Sie sich, welche Optionen zur Verfügung stehen und wählen Sie das Angebot, das am besten zu Ihrer Situation passt.

Wenn zur Hauptbetriebszeit das Kassensystem ausfällt, ist das nicht nur ärgerlich und nervenaufreibend, sondern auch teuer. Gäste bzw. Kunden reagieren verärgert und der Umsatz reduziert sich. Deshalb ist Ausfallsicherheit ein nicht zu unterschätzendes Kriterium bei der Auswahl der richtigen Kasse. Setzen Sie deshalb möglichst auf ein erprobtes, stabiles System. Heutzutage sind Cloudsysteme auf dem Vormarsch und die damit einhergehende Daten-Verfügbarkeit von jedem Ort aus, bietet durchaus Vorteile. Wichtig ist jedoch, dass Ihre Kasse offlinefähig ist, also bei einem Ausfall der Internetverbindung weiterhin problemlos funktioniert. Das hat den zusätzlichen Vorteil, dass Sie die Kassensysteme dann auch ganz problemlos auf Wochenmärkten, in Verkaufswagen oder bei Straßenfesten einsetzen können. Lückenlose Datensicherung, Schutz gegen Manipulationen und Trojaner sowie Fernwartungsmöglichkeiten sind weitere wichtige Stichpunkte in diesem Zusammenhang.

So leistungsstark Kassensysteme heutzutage auch sind, richtig rund wird Ihre Kassenlösung erst im Zusammenspiel. Bon-, Rechnungsdrucker, Kassenschublade und Zahlungsterminal sind in den meisten Fällen die Minimalausstattung. Darüber hinaus gibt es jedoch noch zahlreiche weitere Geräte, deren Anschluss sinnvoll oder notwendig sein kann. Bei Waagen, Scannern, Schankanlagen, Kaffeeautomaten, Videoüberwachungssystemen, Cash-Management-Systemen oder Pagern handelt es sich um weitere Hardware, die in Betracht kommen kann. Funktionierende Schnittstellen sollten deshalb beim Kassensystem vorhanden sein. Neben Peripherie-Geräten ist in der Regel aber auch der Anschluss von anderen im Unternehmen eingesetzten Software-Programmen notwendig. Buchhaltungsprogramme, Warenwirtschaftssysteme, Personalplaner, Hotel-, Reservierungs-, Bestell- oder Controlling-Software wären hier unter anderem zu nennen und sollten problemlos Daten mit Ihrer Kasse austauschen können. Marketing- und Kundenbindung sind weitere Aspekte die immer mehr in den Vordergrund rücken. Deshalb sollte Ihr Kassensystem Sie auch im Bereich Kundenkarten, Gutscheine oder Stempelheft unterstützen können. Erst im Zusammenspiel wird die Lösung richtig rund.

Vielleicht sind einige der zuvor genannten Punkte für Sie heute noch nicht relevant, aber ein Unternehmen ist im Idealfall ein lebendiger Organismus. Es wächst und verändert sich. Dinge, an die Sie im Moment nicht einmal denken, können in einiger Zeit überlebenswichtig sein. Dann ist es gut, wenn Sie Ihre Kassenlösung einfach an die geänderten Anforderungen anpassen können, statt nach einer komplett neuen Lösung suchen zu müssen. Egal, ob sich lediglich weitere stationäre oder mobile Kassen vor Ort anschließen möchten oder ganze Filialen, die sich vom Backoffice aus zentral verwalten lassen sollen, die Möglichkeit dies ohne große Probleme umzusetzen, sollte bestehen. Das gleiche gilt für weitere Backoffice-Software oder Zusatz-Geräte. Achten Sie daher schon beim Kassenkauf auf Möglichkeiten zur Erweiterungen.

Eine Kasse, die Sie heute kaufen, ist auf dem aktuellen technischen und gesetzlichen Stand. Aber was passiert, wenn es kurz nach der Anschaffung neue Anforderungen gibt, z. B. bei Gesetzesänderungen? Setzen Sie auf einen etablierten Hersteller, der regelmäßige Updates anbietet und auf neue gesetzliche Anforderungen oder technische Weiterentwicklungen im Umfeld in angemessener Zeit reagieren kann. Zeitgemäße Zahloptionen wie etwa kontaktlose Bezahlen mit NFC sollten schon heute Standard sein.

Je einfacher die Bedienung der Kasse, umso besser. Wenn das System mehr oder weniger selbsterklärend funktioniert, sparen Sie viel Zeit bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter und halten Bedienungsfehler gering. Zusätzlich sollten Sie darauf achten, dass häufig benötigte Funktionen und Produkte möglichst schnell zu erreichen sind. Wenn beispielsweise Ihre Topseller direkt auf der ersten Produktseite boniert werden können und Servicekräfte sich nicht erst bis zur zweiten, dritten oder gar vierten Produktunterseite durchklicken müssen, spart das bei der täglichen Arbeit enorm viel Zeit. Testen Sie die Kasse und Ihre Funktionsweise daher unbedingt, bevor Sie Ihre Entscheidung treffen.

Zusätzlich ist es wichtig, dass Sie neue Produkte selbst anlegen und Preisanpassungen selbst durchführen können, um unnötige Kosten für Serviceleistungen zu sparen.

Die gesetzlichen Anforderungen an Kassensysteme sind in den letzten Jahren deutlich höher geworden und es drohen Steuerschätzungen sowie empfindliche Strafen bei Nicht-Einhaltung der Vorschriften. Einnahmen müssen korrekt erfasst werden, also z. B. unbare und bare Zahlungen getrennt voneinander, In- und Außer-Haus-Verkäufe mit den jeweils geltenden Mehrwertsteuersätzen und alle Kassendaten müssen zehn Jahre lang elektronisch gespeichert werden und jederzeit abrufbar sein. Ab 2020 müssen Registrierkassen zusätzlich mit einer Technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet sein. Wenn Sie jetzt ein neues System anschaffen, sollten Sie also darauf achten, dass es nicht nur die bereits heute geltenden Anforderungen erfüllt, sondern auch auf die künftig geltenden Anforderungen umrüsten lässt. Lassen Sie sich dies am Besten schriftlich bestätigen.

Die richtigen unternehmerischen Entscheidungen lassen sich nur anhand zuverlässiger, aktueller Daten treffen. Ihr Kassensystem sollte in der Lage sein, Ihnen die wichtigsten Kennzahlen in Echtzeit zu liefern und zwar auf übersichtlich gestaltete Art und Weise, um Ihnen das Controlling zu erleichtern und so die Möglichkeit zu geben, rasch auf eventuelle Fehlentwicklungen zu reagieren. Perfekt ist es natürlich, wenn Sie nicht nur in Ihrem Büro, sondern auch unterwegs auf Ihrem Smartphone oder Tablet Zugriff auf die Daten haben.

Selbst das zuverlässigste Kassensystem kann einmal ausfallen. Und wenn dies ausgerechnet zur Hauptgeschäftszeit passiert, kann das für Sie schnell teuer werden. Darum ist zuverlässiger Rund-um-die-Uhr-Support und -Service bares Geld wert. Achten Sie daher beim Kassenkauf unbedingt auf die Servicezeiten. Von Vorteil ist auch ein Fernwartungszugriff auf ihr System, der häufig schon ausreicht, um alles wieder in Gang zu bringen und Ihnen teure Einsätze vor Ort erspart.

Bei dem großen Angebot an Kassensystemen auf dem Mark, ist es nicht leicht, die richtige Wahl zu treffen. Unsere Tipps geben Ihnen sicher einen ersten Anhaltspunkt, können eine professionelle Beratung jedoch nicht ersetzen. Suchen Sie deshalb den Rat eines erfahrenen Kassenhändlers und erstellen Sie mit ihm zusammen ein detailliertes Pflichtenheft. So sind Sie auf der sicheren Seite und bekommen tatsächlich die Kassenlösung, die zu Ihnen und Ihrem Betrieb passt.