Fragen und Antworten: Aktuelle Gesetzgebung zu Registrierkassen [aktualisiert]

1. Welche Auflagen muss mein Kassensystem in jedem Fall erfüllen? Ab wann gilt das?

Das Bundesfinanzministerium hat in einem Erlass im Jahr 2010 festgelegt, dass alle Kassensysteme nach Ablauf des 31.12.2016 die Verkaufsdaten im Detail (also jede einzelne Rechnung mit jedem einzelnen verkauften Produkt) in unveränderbarer Form speichern müssen. Diese Daten müssen bei Prüfungen bereitgestellt werden.

2. Ende 2016 trat das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ in Kraft. Hebt das neue Gesetz die Regelung von 2010 auf oder verändert es den Stichtag 31.12.2016?

Nein. Im Gesetz wird direkt auf den Erlass von 2010 Bezug genommen und damit der Fortbestand der Regelung bekräftigt. Das neue Gesetz ist eine Verschärfung dieser Vorschriften, die ab 2020 gilt – es wird zusätzlich eine „zertifizierte Sicherheitseinrichtung“ verlangt.

3. Wenn ich heute eine Kasse gemäß dem Erlass von 2010 kaufe, muss ich dann schon bis zum 1.1.2020 wieder eine neue Kasse gemäß den dann verschärften Vorschriften anschaffen?

Nein. Das neue Gesetz sieht für Kassen nach dem heute geltenden Standard eine Übergangsfrist bis Ende 2022 vor. Alle heute verkauften Vectron-Kassensysteme werden darüber hinaus per Update auf die neuen Sicherheitsanforderungen aufrüstbar sein, so dass sie auch nach dem Jahr 2022 noch verwendet werden können. Dafür hat Vectron eine Garantieerklärung herausgegeben.

4. Was passiert, wenn ich jetzt in meinem Betrieb noch eine Kasse verwende, die den Anforderungen von 2010 nicht entspricht?

Dann wird bei der nächsten Kassen-Nachschau oder Betriebsprüfung Ihre Kassenführung als „formell nicht ordnungsmäßig“ bewertet und sehr wahrscheinlich verworfen. Das Finanzamt wird Ihre Einnahmen schätzen, was in der Regel sehr teuer werden kann. Außerdem werden in solchen Fällen zumeist umfangreiche Detailprüfungen aller Aspekte Ihres Betriebs, wie z.B. Personalabrechnungen, veranlasst.

5. Was ist, wenn ich gar keine Kasse mehr verwende?

Das Arbeiten mit einer von der Finanzverwaltung so genannten „offenen Ladenkasse“ ist nicht verboten, hat aber mehrere Nachteile:

• Eine „offene Ladenkasse“ macht das Finanzamt in der Regel misstrauisch, was zu intensiven Prüfungen und ggf. zur Schätzung führt. Hinweis: Die Finanzverwaltung entscheidet aufgrund eines Risikomanagementsystems, welche Betriebe wie geprüft werden. Das Arbeiten ohne elektronische Registrierkasse führt hier zu einer hohen Risikoeinstufung.
• Seit dem Jahr 1996 werden vom Finanzamt nur noch maschinengeschriebene Bewirtungsquittungen anerkannt. Sie könnten also Ihren Geschäftskunden keine steuerlich absetzbaren Bewirtungsquittungen mehr erstellen. Für jedes Lokal mit Businesskundschaft undenkbar.
• Die wesentlichen Erleichterungen, die ein modernes Kassensystem Ihrem betrieblichen Ablauf heute bietet, fallen weg. Kein automatischer Tagesabschluss, keine automatisch geschriebenen Rechnungen, keine Küchendrucker, etc. Dies müssen Sie alles von Hand machen.
• Ohne modernes Kassensystem haben Sie keine wirksame Kontrolle über Ihr Personal und öffnen dem „Schwund“ Tür und Tor.

6. Ich habe bereits eine Vectron-Kasse. Was nun?

Hier können wir Sie beruhigen: Für viele unserer älteren Modelle bieten wir ein Update an (Garantieerklärung). Sie müssen also in den meisten Fällen keine neue Kasse kaufen. Ihr Kassenfachhändler berät Sie gerne.

1. Gibt es eine Kassenpflicht in Deutschland?

Nein. Das Arbeiten ohne Kasse hat aber eine Reihe von Nachteilen (siehe Antwort zu Frage A.5.).

2. Gibt es eine Belegpflicht in Deutschland?

Eine generelle Belegpflicht gibt es zurzeit nicht. Nach §368 des Bürgerlichen Gesetzbuches kann ein Käufer jedoch bereits heute eine Quittung verlangen. Das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ schreibt ab dem 1.1.2020 eine generelle Belegpflicht vor.

3. Gibt es Ausnahmen oder Umsatzgrenzen? Gibt es für verschiedene Branchen (z. B. Handel und Gastronomie) Erleichterungen oder spezielle Richtlinien?

Nein. Jedes Kassensystem muss die jeweils geltenden Anforderungen vollständig erfüllen. Es gibt keine Ausnahmeregelungen oder keine Unterschiede je nach Branche bzw. Betriebsgröße. Für die Belegpflicht und Pflicht zum Einsatz einer Sicherheitseinrichtung ab dem 1.1.2020 soll das Finanzamt auf Antrag Ausnahmegenehmigungen aus „Billigkeitsgründen“ erteilen dürfen – an welche Bedingungen diese geknüpft sein werden, ist bisher völlig unklar.

4. Es gibt Unternehmen, die lange nach dem 26. November 2010 noch Kassen ohne Einzelaufzeichnung nutzen. Warum?

Wenn diese Kassen aus technischen Gründen (das BMF nennt das „bauartbedingt“) nicht auf Einzelaufzeichnung umgestellt werden konnten, durften diese noch bis zum 31.12.2016 genutzt werden. Diese Frist ist jetzt endgültig abgelaufen.

5. Gibt es in Deutschland eine offizielle Zertifizierung für Kassensysteme?

Nein. Das Finanzamt erkennt keine Zertifizierungen an. Eine Softwarebescheinigung nach PS880 („Testat“) ist jedoch sehr sinnvoll, da es damit für einen Betriebsprüfer deutlich schwieriger wird, pauschale Zweifel an einem System anzumelden. Das neue Gesetz sieht eine Pflicht zum Einsatz einer zertifizierten Sicherheitseinrichtung vor. Die heutige Unsicherheit wird damit dann beseitigt sein.

6. Welche Strafen gibt es bei Verstößen?
Nach der bisherigen Rechtslage ist z.B. das Ausstellen falscher Belege oder das falsche Aufzeichnen von Geschäftsvorfällen eine sog. Steuergefährdung, die als Ordnungswidrigkeit mit Bußgeldern bestraft werden kann. In der Praxis drohen empfindliche Strafen (in der Form von Steuernachzahlungen auf Basis einer Schätzung, Geldbußen oder gar Gefängnis) aber vor allem bei einer nachgewiesenen Steuerhinterziehung oder der Beihilfe. Das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ erweitert allerdings den Begriff der Steuergefährdung deutlich und sieht höhere Bußgelder vor. So kann ab 2020 die Nutzung einer nicht-ordnungsgemäßen Kasse oder die Nichteingabe mit bis zu 25.000 Euro bestraft werden, auch ohne dass es zu einer Steuerhinterziehung gekommen ist.

1. Was ist eine Kassen-Nachschau?

Bei einer Kassen-Nachschau wird kontrolliert, ob das Kassensystem korrekt genutzt wird, also ob die Geschäftsvorfälle des Betriebes im Kassensystem vollständig und richtig dokumentiert werden. Gesetzlich verankert ist die Kassen-Nachschau erst ab dem 1. Januar 2018 durch das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“. Um sie auch vor diesem Stichtag durchführen zu können, nutzte und nutzt die Finanzverwaltung jedoch die sog. Umsatzsteuernachschau. Diese unterscheidet sich von der Betriebsprüfung dadurch, dass sie unangemeldet erfolgt und sich auf das aktuelle Geschäft und nicht auf abgeschlossene Geschäftsjahre bezieht. Auch wenn die Umsatzsteuernachschau eigentlich nur die Umsatzsteuer prüft, können die Erkenntnisse für andere Steuerarten genutzt werden und sogar direkt zu einer Betriebsprüfung führen.

2. Müssen die Daten für den Betriebsprüfer sofort an der Kasse vorliegen?

Betriebsprüfungen werden vorher angekündigt, so dass hier immer genug Zeit bleiben sollte, sich um die Vorlage der Daten zu kümmern. Bei einer Kassennachschau müssen die Daten „unverzüglich“ bereitgestellt werden. Das bedeutet in der Praxis, dass einige Arbeitsschritte, wie z. B. Datenabruf und -konvertierung erlaubt sind. Es wird aber nicht akzeptiert, dass beispielsweise erst noch eine Software neu eingerichtet oder erst ein Experte gerufen werden muss. Eine Vorschrift, dass die Daten direkt aus der Kasse kommen müssten und der Weg über eine Auswertungssoftware nicht erlaubt wäre, gibt es nicht.

3. Müssen Kassensysteme Daten im IDEA-Format exportieren können?

Grundsätzlich gibt es keine Vorgaben, in welchem Format die Daten geliefert werden müssen. Die Daten müssen nur „maschinell auswertbar“ sein. Also wären z. B. PDF-Dateien nicht zulässig, da sich dort die Verkaufsdaten nicht sortieren, filtern oder aufaddieren lassen. Praktisch sind immer dann Diskussionen oder Probleme zu erwarten, wenn die Daten nicht dem „Beschreibungsstandard für die Datenträgerüberlassung“ (oft auch „IDEA-Format“ genannt) entsprechen.

4. Ist eine Zertifizierung des Herstellers der IDEA-Software („GoBD-Zertifizierung“) vorgeschrieben?

Nein. Es handelt sich dabei lediglich um eine Prüfung, ob das Einlesen der Daten in die Software des Prüfers fehlerfrei möglich ist. Entsprechende Tests nimmt Vectron selbst regelmäßig vor.

5. Was mache ich, wenn man mir während einer Steuerprüfung unberechtigt „droht“?

Es kommt leider immer wieder vor, dass ohne belastbare Anhaltspunkte damit gedroht wird, wegen angeblicher formeller Mängel die Kassenführung und damit die ganze Buchführung zu verwerfen und in der Folge zu schätzen. Wenn die Kassenführung technisch und inhaltlich in Ordnung ist, sollte man sich unbedingt dagegen verteidigen. Vectron stellt Anwendern und Steuerberatern entsprechende Hinweise und Dokumentationen zur Verfügung – diese sind über die Vectron-Fachhändler erhältlich.

1. Was ändert sich für mich als Anwender bei der täglichen Arbeit?

Sehr wenig. Die Bedienung der Kassen und der Datenabruf verändern sich nicht – weder durch die Einzelaufzeichnungspflicht aus dem BMF-Schreiben von 2010 noch durch das neue Gesetz. Es sollten aber regelmäßige Kontrollen stattfinden, ob die vom Finanzamt verlangten Aufzeichnungen tatsächlich korrekt erfolgt und regelmäßig gesichert worden sind.

2. Was ist, wenn die Kasse defekt ist?

Da es keine Kassenpflicht gibt, kann bei einem Defekt natürlich auch ohne Registrierkasse weitergearbeitet werden. Dann muss ein Kassenbuch von Hand geführt werden. Auch bei der vorübergehenden Verwendung von Ersatzgeräten müssen deren Daten bei einer Prüfung vorgelegt werden.

3. Wie funktioniert die Datensicherung?

Wie alle Buchhaltungsdaten müssen auch die Kassen regelmäßig gesichert werden. Ein Datenverlust wird bei einer Prüfung nicht als „Entschuldigung“ akzeptiert. Der einfachste Weg bei Vectron-Kassensystemen ist der regelmäßige Datenabruf per PC und eine Datensicherung des PCs. Alternativ können auch die Kassendaten direkt auf USB-Speicher oder SD-Karten gesichert werden.

4. Manche Kassen drucken einen QR-Code oder etwas Ähnliches auf die Rechnung. Was hat es damit auf sich und ist dies ab 2017 Pflicht?

QR-Codes (oder andere Bar- oder 2D-Codes) haben in Deutschland nichts mit Anforderungen der Finanzbehörden zu tun, sondern werden z. B. für Kundenbindungsinstrumente (Coupons, Treuepunkte usw.) verwendet. Wenn im April 2017 in Österreich die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) in Kraft tritt, muss für jeden Verkauf ein Beleg ausgeben werden. Dieser muss dann einen QR-Code enthalten, in dem ein Nachweis über die korrekte Registrierung codiert ist. In Deutschland ist eine solche Verpflichtung bisher nicht vorgesehen. Sicherheitslösungen auf Basis des neuen Gesetzes könnten durchaus auch mit solchen Codes arbeiten.

5. Was ist beim Einsatz der MobileApp zu beachten?

In Bezug auf die vom Finanzamt verlangten Daten funktioniert die Vectron-MobileApp wie eine „Fernsteuerung“ für die damit verbundene Kasse. Also erfolgen dort alle nötigen Datenaufzeichnungen und es gibt nichts weiter zu beachten.

• „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ (BMF-Webseite)
• BMF-Schreiben vom 26.11.2010 zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften