Mit Kassensystemen gegen Brotverschwendung – Teil 2 [Whitepaper]

 -  Sichere Datenbasis für bessere Kalkulation: Im Rahmen des Forschungsprojekts der Fachhochschule Münster hat das Team um Prof. Dr. Ritter Maßnahmen zur Vermeidung von Brotverschwendung entwickelt – und sieht vor allem Lösungsansätze am POS: In den „Goldenen Regeln“ für Bäcker wird z.B. ausdrücklich empfohlen, die zur Verfügung stehenden Funktionen des Kassensystems richtig auszunutzen.

Welche Daten können also dabei helfen, Abverkauf und Produktion von Backwaren optimal aufeinander abstimmen? Nach einer ausführlichen Diskussion der Problematik in Teil 1 dieses Artikels stellen wir jetzt die wichtigsten Kassenfunktionen vor, die für die Kalkulation der optimalen Retourenquote nützlich sein können.

Mit intelligenten Kassen Überblick über Warenbestände

Moderne Kassensysteme funktionieren als Kommunikationsmittel zwischen Filiale und Zentrale. Am besten werden alle ankommenden Waren schon im Moment der Annahme schnell und lückenlos erfasst. Wenn die Kasse direkt einen Soll-Ist-Vergleich durchführt und die Ist-Werte an das Backprogramm zurücksendet, ist jederzeit ein zuverlässiger und aktueller Überblick über die Warenbestände gewährleistet.

Ihr Kassensystem sollte Artikel auf mehreren Datenebenen verwalten, sodass Sie neben den Verkaufsmengen auch Daten über Retouren erhalten. Praktisch ist natürlich, wenn diese nicht unbedingt manuell erfasst, also direkt über eine Eingabemaske eingetragen werden müssen, sondern auch automatisch aufgenommen werden können.

Wenn also bei Abverkäufen der Warenbestand automatisch reduziert wird, machen Sie es Ihrem Personal so einfach wie möglich, regelmäßig und lückenlos Retouredaten aufzunehmen. So schaffen Sie langfristig eine sichere Datenbasis.

Wenn abends Brot und Brötchen in den Regalen liegen bleiben, ist das betriebswirtschaftlich kein großes Problem: In der Regel können diese Backwaren noch zu Paniermehl verarbeitet werden oder dienen als Tierfutter. Reste von Sahneschnitten oder anderen Snacks, die nach Ladenschluss nicht mehr zu verzehren sind, sind für den Bäcker dagegen ein direkter Verlust. Darum sollte Ihr Kassensystem nicht die Retoure von Warengruppen, sondern einzelner Artikel erfassen. Dann liefert es genau die Daten, die für Sie wichtig sind.

Bestellabwicklung auf Basis von Vergleichsdaten

Vergangenheitsdaten liefern Ihnen wertvolle Informationen über Umsatzfrequenz und Abverkaufszeiten, die sich mit den Wochentagen oder Jahreszeiten stark unterscheiden können. Automatisierte Filialbestellungen, die ein Kassensystem auf Basis von Vergangenheitsdaten (z.B. auf Kennzahlen vom Vergleichstag der vergangenen Woche) sind darum unbedingt empfehlenswert. Ihr Personal sollte außerdem die Auswertung der letzten Verkaufszahlen berücksichtigen und vor Ort die Mengen einzelner Artikel in der Bestellung anpassen.

Ein Beispiel: Aus den Daten geht hervor, dass am vergangenen Mittwoch die bestellten 100 Brote schon um 13 Uhr ausverkauft waren. Um Angebot und Nachfrage noch besser aufeinander abzustimmen, können Sie die Bestellung anpassen und für den nächsten Mittwoch 120 Brote bestellen.

Auch äußere Bedingungen wie Wetter oder Feiertage spielen eine Rolle. Diese sollten laut Prof. Dr. Ritter, dem Leiter des Forschungsprojekts der FH Münster, mehr beachtet werden, um den individuellen Absatz besser einzuschätzen. „Der gute Bäcker H. Krimphove“ in Münster bezieht z.B. außerdem die Kaufzurückhaltung am Monatsende in die Produktplanung mit ein, genau wie die vorlesungsfreie Zeit, zu der viele Studenten die Stadt verlassen.

Sensibilisierung und offener Dialog

An der Schnittstelle zum Verbraucher besteht laut Ergebnisbericht der FH Münster immer noch erheblicher Optimierungsbedarf. Wenn Kunden sich abends doch wundern, wieso nur noch wenige Brotsorten verfügbar sind, sollten Sie den Grund dafür offen ansprechen. In der Regel wird die Begründung, dass so Abfall und Verschwendung vermieden wird, nachvollziehbar sein. Vielleicht finden Ihre Kunden es sogar gut und unterstützen es gerne, wenn ihr Bäcker verantwortungsvoll mit Ressourcen umgeht.

Wenn Sie Ihre Grundsätze gut kommunizieren, kann sich das sogar positiv auf die Kundenloyalitätauswirken. Über ein Kassendisplay können Sie Ihr Statement z.B. auch visuell in die Kundenansprache miteinbauen. Ideal ist es, wenn Ihr Personal sich gut vorbereitet und dem Kunden sofort eine passende Alternative zum Lieblingsbrot anbieten können. So können alle zusammen dazu beitragen, dass wertvolle Lebensmittel nicht mehr verschwendet werden.

Die nützlichsten Kassenfunktionen haben wir noch einmal kurz und knackig zusammengefasst.

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