E-Rechnungspflicht
Am 1. Januar 2025 ist in Deutschland die E-Rechnungspflicht in Kraft getreten. Sie regelt den Umgang mit Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen neu. Das Ziel ist die Digitalisierung des Rechnungsprozesses, der zukünftig effizienter gestaltet sein soll.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine elektronische Rechnung (kurz: E-Rechnung) ist ein Dokument mit einem strukturierten und maschinenlesbaren Format. Dadurch ist dann eine automatische Verarbeitung durch Computersysteme möglich. Ein einfaches PDF-Dokument im Anhang einer E-Mail zählt jedoch nicht als E-Rechnung, weil es keine strukturierten Daten enthält.
Was ändert sich ab 2025?
- Empfang von E-Rechnungen: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Ihre Systeme müssen diese Rechnungen korrekt lesen und speichern.
- Versand von E-Rechnungen: Für den Versand von E-Rechnungen gelten diese Übergangsfristen:
- Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 800.000 Euro sind verpflichtet, ausschließlich E-Rechnungen zu versenden.
- Ab 1. Januar 2028: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen versenden.
Gibt es Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht?
Ja, folgende Rechnungen sind von der Pflicht nicht betroffen:
- Kleinbetragsrechnungen: Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von bis zu 250 Euro.
- Steuerfreie Leistungen: Bestimmte steuerbefreite Umsätze gemäß § 4 Nr. 8–29 UStG.
- Rechnungen an Privatpersonen (B2C): Die Pflicht betrifft nur Geschäfte zwischen Unternehmen (B2B).
- Rechnungen an grenzüberschreitende Unternehmen: Für grenzüberschreitende Unternehmen gilt die E-Rechnungspflicht nicht.
Welche Formate sind zulässig?
Diese Formate für E-Rechnungen sind zulässig:
- XRechnung: Das XML-basierte Format wurde speziell für den Austausch mit öffentlichen Auftraggebern entwickelt.
- ZUGFeRD: ZUGFeRD ist ein Format, das sowohl maschinenlesbare Daten als auch ein visuell lesbares PDF kombiniert.
Was sollten Unternehmen jetzt tun?
Unternehmen sollten ihre Systeme gegebenenfalls anpassen, um E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Es empfiehlt sich, sich frühzeitig mit dem Steuerberater oder IT-Dienstleister abzustimmen, sodass der Übergang reibungslos abläuft.
Die E-Rechnungspflicht ab 2025 führt zu einer bedeutenden Veränderung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen. Diese können durch eine frühzeitige Anpassung der internen Prozesse von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren und den gesetzlichen Anforderungen gerecht werden.
Wie unterstützt Vectron?
Die Integration von E-Rechnung-Standards (ZUGFeRD/X-Rechnung) direkt in unsere Kassensysteme ist geplant.
Highlights:
- Automatische Umwandlung von Rechnungen in das geforderte Format.
- Unterstützung bei der schrittweisen Einführung bis 2028.
- Optionaler Versand der E-Rechnung über digitale Kanäle (z. B. E-Mail)
Es wird eine ganzheitliche Lösung für die Erstellung/Übermittlung von E-Rechnungen über myVectron geben. Doch auch für Vectron-Kunden, die nicht myVectron nutzen, erarbeiten wir eine Lösung.
Das Wichtigste in Kürze
2025-2026
- Sonstige Rechnungen behalten ihre Zulässigkeit
- Elektronische Rechnungen im PDF-Format dürfen nur mit Zustimmung des Rechnungsempfängers versendet werden
- Das Empfangen von E-Rechnungen ist für jedes Unternehmen verpflichtend
2027
- Sonstige Rechnungen behalten ihre Zulässigkeit, wenn das ausstellende Unternehmen einen Vorjahresumsatz < 800.000 € erwirtschaftet hat
- Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz > 800.000 € sind dazu gesetzlich verpflichtet, Rechnungen ausschließlich im E-Rechnungsformat auszustellen
2028
- Die neuen Anforderungen an die Elektronische Rechnungen sind zwingend von Unternehmen einzuhalten und die Übergangsregelungen aus 2025 bis 2027 verlieren ihre Gültigkeit
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