Bewirtungsbeleg
Ein Geschäftsessen mit Kund:innen, ein Kaffee mit potenziellen Partnern oder ein Team-Lunch – solche Situationen gehören in vielen Unternehmen zum Alltag. Doch damit die Kosten steuerlich geltend gemacht werden können, braucht es einen korrekten Bewirtungsbeleg. Aber was genau ist das – und worauf kommt es an?
Was ist ein Bewirtungsbeleg?
Ein Bewirtungsbeleg ist ein spezieller Nachweis für Ausgaben, die im Rahmen einer geschäftlichen Bewirtung entstanden sind – zum Beispiel in einem Restaurant oder Café.
Damit solche Ausgaben vom Finanzamt anerkannt und teilweise als Betriebsausgaben abgesetzt werden können, müssen sie ordentlich dokumentiert werden.
Die Hauptbestandteile:
Damit ein Bewirtungsbeleg gültig ist, muss er bestimmte Informationen enthalten:
- Name und Anschrift des bewirtenden Unternehmens
- Ort, Datum und Uhrzeit der Bewirtung
- Teilnehmer der Bewirtung (mit vollständigen Namen und ggf. Unternehmen)
- Anlass der Bewirtung (z. B. „Kundengespräch zu Projekt X“)
- Bewirtungsrechnung (mit detaillierter Auflistung der Speisen und Getränke)
- Unterschrift des Gastgebers oder der Gastgeberin
Oft wird ein vorgedrucktes Formular genutzt, das ausgefüllt und an die Rechnung angeheftet wird.
Warum ist der Bewirtungsbeleg so wichtig?
Der Bewirtungsbeleg ist nicht nur ein formaler Zettel – er hat ganz konkrete Vorteile:
- Steuervorteile: Geschäftlich veranlasste Bewirtungen sind steuerlich absetzbar – in der Regel bis zu 70 % der Kosten.
- Transparenz: Eine ordentliche Dokumentation hilft, Geschäftsausgaben klar vom privaten Bereich zu trennen.
- Rechtssicherheit: Bei Betriebsprüfungen ist ein korrekter Bewirtungsbeleg Pflicht – sonst werden Ausgaben nicht anerkannt.
- Nachvollziehbarkeit: Auch intern im Unternehmen ist es hilfreich, wenn nachvollzogen werden kann, wofür Bewirtungskosten angefallen sind.
Was zählt als geschäftliche Bewirtung?
Als geschäftliche Bewirtung gelten in der Regel Treffen mit:
- Kund:innen
- Geschäftspartner:innen
- Lieferanten
- Externen Dienstleistern
Nicht dazu zählen interne Mitarbeiterevents oder private Essenseinladungen – diese unterliegen anderen Regelungen.
Zusammenfassung:
Ein Bewirtungsbeleg ist der offizielle Nachweis für geschäftliche Essensausgaben und ermöglicht es Unternehmen, diese Kosten steuerlich geltend zu machen. Damit er anerkannt wird, muss er bestimmte Angaben enthalten – am besten direkt nach dem Essen ausgefüllt und zusammen mit der Rechnung archiviert. Für jedes Unternehmen, das regelmäßig Kunden oder Partner bewirtet, gehört der Beleg zur täglichen Praxis und sorgt für Transparenz, Ordnung und finanzielle Vorteile.