So geht digitale Buchhaltung heute

Digitale Buchhaltung: Effizient und zukunftsfähig

 -  Ecker & Partner ist eine mittelständische Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungskanzlei mit Standorten in Münster und Emsdetten.

Von dort aus betreut Ecker & Partner zahlreiche Mandanten im gesamten Bundesgebiet.

Die traditionsreiche Kanzlei existiert bereits seit 1957. Wenn also heute Mandanten zu digitalen Themen beraten werden, dann geschieht dies vor dem Hintergrund jahrzehntelanger Erfahrung mit analogen Buchhaltungen.

 

Buchhaltung: Früher vs. heute

Bevor wir uns etwas genauer mit der digitalen Buchhaltung befassen, werfen wir kurz einen Blick auf die Zeit zurück, in der manuelle Prozesse in der Steuerkanzlei den Alltag beherrschten.

Die Mandanten kamen mit Ihren „Pendelordern“ in die Kanzlei, um diese für die neue Monatsbuchhaltung abzugeben und den Ordner für den letzten Monat abzuholen. Die Belege wurden händisch kontiert und von bedeutsamen Belegen vorsichtshalber Fotokopien angefertigt, im Anschluss wurde die eigentliche Buchhaltung erfasst.

Solche Arbeitsprozesse waren früher marktdefinierend: Wer so arbeitet, kann seine Dienstleistungen nur regional begrenzt anbieten. Heutzutage ist es dank der digitalen Buchhaltung nur noch ein Randaspekt, wo ein Mandant sein Geschäft betreibt.

 

Herausforderungen bei der Umsetzung der digitalen Buchhaltung

Bei der Digitalisierung einer Steuerkanzlei, sind einige Herausforderungen zu meistern. Ängste und Vorbehalte der Mandanten sind oft das zentrale Hemmnis. Es gibt eine große Zurückhaltung, ein funktionierendes System gegen etwas Neues einzutauschen. Das ist grundsätzlich nachvollziehbar. Die Herausforderung liegt darin, zu erkennen, ab wann die Effizienznachteile dieser konservativen Herangehensweise zu groß werden und ein Umdenken erforderlich ist.

Eine weitere Herausforderung - für alle Beteiligten - besteht darin, eine zunehmend prozessorientierte Sichtweise einzunehmen. Traditionell wird gerne in organisatorischen Einheiten gedacht (Abteilungen etc.) Es ist aber nicht zielführend, einfach „die Buchhaltung“ digitalisieren zu wollen. Viel besser ist es, sich einzelne Prozesse anzusehen. Auf dieser Basis lassen sich dann gut umsetzbare Digitalprojekte definieren, wie zum Beispiel die Automatisierung der Verbuchung von Kassenumsätzen.

 

Fragen an Christian Löcke (Dipl.-Kaufmann, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater bei Ecker & Partner)


Wie funktioniert die Buchhaltung im digitalen Zeitalter?

„Idealerweise cloudbasiert, modular und sinnvoll in die eigene Organisation integriert.

Cloudlösungen sind aus meiner Sicht die effizienteste Form des digitalen Datenaustauschs zwischen dem Mandanten und seinem Steuerberater.

Modular bedeutet, dass man unternehmensindividuell gerade diejenigen Teile digitalisiert, welche relevante Effizienzgewinne versprechen. Außerdem hilft diese Herangehensweise dabei, die Digitalisierung etappenweise anzugehen.

Eine gut durchdachte Einbettung in die eigene Unternehmensorganisation ist erforderlich, um mögliche Effizienzgewinne auch tatsächlich zu erzielen. Es gilt zum Beispiel, Medienbrüche und die damit verbundene Mehrarbeit bestmöglich zu vermeiden.“

Christian Löcke

(Dipl.-Kaufmann, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater bei Ecker & Partner)

 

Ist die Zeitersparnis bei der Bearbeitung im Arbeitsalltag deutlich spürbar?

„Wenn es richtig gemacht wird: Digitalisierung ist kein Selbstzweck, sie muss ökonomisch sinnvoll sein. Es ergibt keinen Sinn, eine Komplementär-GmbH mit kaum mehr als zehn Geschäftsvorfällen im Jahr in ein digitales Korsett zu zwingen.

Aber wenn man Digitalisierung als etwas Skalierbares versteht und sie auf das eigene Unternehmen abstimmt, werden tatsächlich erhebliche Effizienzvorteile erzielt.“

Übertragen die Kassen Ihrer Kunden heute schon Daten an eine Cloud?

„Teilweise. Tendenziell lässt sich feststellen, dass solche Lösungen insbesondere dort genutzt werden, wo sehr viele Kassenumsätze generiert werden. Branchen mit einer eher kleinen Anzahl an Kassenumsätzen, zum Beispiel Hotels, sind hier noch zurückhaltend. Insgesamt nimmt die Nutzung solcher Angebote jedenfalls erkennbar zu.“

Welche Trends der digitalen Buchhaltung finden Sie interessant und werden sich Ihrer Meinung nach durchsetzen?

„Für mich ist die verstärkte Nutzung von künstlicher Intelligenz in der Buchhaltung ein besonders spannender und vielversprechender Trend. In den USA hat kürzlich ein KI-basiertes Softwareprogramm ein Juraexamen bestanden. Ich halte es für nahezu sicher, dass diese Entwicklung die digitale Buchführung in Zukunft maßgebend beeinflussen wird.“

Wie meistert man die Digitalisierung erfolgreich in Ihrer Branche?

Der Schlüssel liegt darin, die eigenen Fähigkeiten zur Digitalisierung ehrlich einzuschätzen und daraus die richtigen Schlussfolgerungen zu ziehen: Fehlt es an ausreichenden personellen Ressourcen in der eigenen Organisation, kommt der Modularisierung eine besonders große Bedeutung zu. Mit anderen Worten: Überfordern Sie Ihr Team nicht. Fehlt es im Unternehmen an Erfahrung mit Digitalisierungsprojekten, sollte man unbedingt eine externe Beratung in Betracht ziehen.

In Kooperation mit Ecker & Partner (Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungskanzlei)

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